Cara Kerja Point Of Sale

Toko ritel hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, tetapi jika ada satu hal yang paling dibutuhkan setiap toko, jawabannya pasti adalah sistem point of sale (POS).

POS memainkan peran kunci dalam operasi sehari-hari toko mana pun, karena mendorong seluruh proses checkout. 

Anda dapat menggunakan sistem point of sale untuk berjualan, seperti merekap atau mengumpulkan pembayaran dan memastikan bahwa transaksi diproses secara efisien dan cepat 

Apa Itu Sistem POS (Point Of Sale)

Sistem point of sale (terkadang disebut sebagai “aplikasi POS”) adalah sistem yang bisa digunakan untuk memfasilitasi penjualan di dalam toko. 

Ini juga berfungsi sebagai solusi pencatatan untuk transaksi, sehingga memungkinkan untuk melacak pendapatan, inventaris, pelanggan, dan lainnya.

Sistem POS datang dalam berbagai bentuk. Beberapa pengecer mungkin menggunakan kasir yang berbentuk komputer bersama dengan perangkat keras tambahan seperti printer struk dan laci uang. 

Namun ada juga toko retail lain yang lain hanya menggunakan perangkat seluler, seperti iPad sebagai sistem POS mereka.

Pengaturan yang tepat tergantung pada kebutuhan dan pengalaman checkout yang ingin kamu berikan kepada pelanggan.

Apa Saja Bagian Yang Berbeda Dari Sistem POS

Untuk lebih memahami cara kerja sistem POS, pertama-tama kita perlu membahas berbagai komponen yang dapat dimiliki sistem POS. 

Solusi ini umumnya terbuat dari dua bagian utama, yakni : perangkat lunak dan perangkat keras.

1. Perangkat Lunak POS

Perangkat lunak POS adalah program atau aplikasi yang menjalankan berbagai fungsi yang diperlukan di tempat penjualan. 

Pada tingkat paling dasar, perangkat lunak POS memungkinkan untuk menghitung jumlah transaksi, melacak penjualan, dan memantau persediaan.

POS lainnya memiliki penawaran yang lebih canggih misalnya Kasir Pintar, karena memiliki fitur loyalitas bawaan, dan kemampuan pelaporan canggih.

2. Perangkat Keras POS

Perangkat keras mencakup komponen fisik sistem point of sale. Pikirkan perangkat keras sebagai tubuh POS, sedangkan perangkat lunak adalah pikiran. 

Dibawah ini adalah beberapa perangkat keras yang paling umum digunakan dengan sistem POS.

a. Terminal POS

Ini adalah perangkat yang menjalankan perangkat lunak POS, bisa berupa komputer desktop, laptop, atau perangkat seluler (misalnya, ponsel cerdas atau tablet). 

Beberapa penyedia POS mungkin menawarkan perangkat keras yang dirancang khusus disertai fungsi sama dengan perangkat lunak milik mereka, seperti pada sistem POS milik Kasir Pintar.

b. Pembaca Kartu 

Jika ada pelanggan yang ingin membayar melalui kartu kredit atau kartu debit (kamu benar-benar harus menerimanya).

Dari hal itu tentu saja Anda memerlukan pembaca kartu kredit untuk memfasilitasi proses pembayaran itu, bukan? 

Jenis mesin pembaca kartu yang  Anda butuhkan akan tergantung pada perangkat lunak serta terminal tempat penjualan. 

Diskusikan opsimu dengan penyedia layanan sistem POS untuk memastikan Anda menggunakan pembaca kartu yang kompatibel dengan solusi mereka.

c. Pemindai Kode Batang (Barcode)

Pemindai ini ideal digunakan untuk toko besar, karena pemindai kode batang dapat menghemat waktu untuk mengetik atau mencari produk secara manual. 

Cukup pindai barcode pada kemasan yang ada di barang, dan sistem POS akan otomatis menambahkan produk ke struk transaksi penjualan.

d. Printer Tanda Terima 

Jika Anda memberikan tanda terima fisik kepada pembeli, maka akan memerlukan perangkat untuk mencetak tanda terima tersebut. 

Di sinilah printer struk masuk. Saat terhubung dengan sistem POS, printer akan otomatis menghasilkan struk saat transaksi selesai.

e. Laci Uang 

Perangkat ini terutama menyimpan uang tunai, sehingga dapat dengan mudah untuk melayani pelanggan yang lebih menyukai metode pembayaran ini. 

Laci kas dapat menyimpan uang tunai sehingga dapat mengumpulkan pembayaran sesuai nominal dan mengeluarkan uang kembalian bila diperlukan.

Baca Juga : Cara mengoptimalkan penjualan ritel dengan display POS

Cara Kerja Aplikasi Kasir POS

Berikut adalah proses langkah demi langkah tentang cara kerja sistem POS :

1. Pelanggan Memilih Barang 

Proses dimulai ketika pelanggan memilih produk yang ingin dibeli dan membawanya ke konter kasir. 

2. Kasir Scan Barcode / Pilih Produk

Kasir mulai memindai barcode setiap produk satu per satu. Sistem POS secara otomatis menarik informasi produk seperti nama, harga, dan diskon yang berlaku dari database. 

Jika ada produk tanpa barcode, kasir dapat memasukkan kode produk atau mencari secara manual maupun menggunakan alat scan barcode.

3. Sistem Menampilkan Nama, Harga, dan Jumlah Barang 

Setelah kasir memindai produk, maka sistem akan menampilkan nama, harga, dan jumlah barang sebagai data untuk mencetak struk pembelian. 

Gunakan POS modern agar memudahkan dan membantu staff toko mengetahui ketersediaan stok secara real-time saat produk dipindai. 

Jika stok menipis atau tidak tersedia, sistem dapat memberikan peringatan kepada kasir, menghindari penjualan produk yang tidak ada dan potensi kekecewaan pelanggan. 

4. Kasir Menambahkan Diskon atau Pajak (Jika Ada) 

Jika semua produk dipindai, sistem POS secara otomatis menghitung total belanja, termasuk pajak dan biaya lainnya. 

Sistem akan secara otomatis menerapkannya atau kasir dapat memasukkannya secara manual, apabila  ada program loyalitas pelanggan atau promosi khusus yang berlaku (misalnya, diskon untuk pembelian tertentu). 

5. Pelanggan Memilih Metode Pembayaran (Tunai, QRIS, E-wallet, Kartu, Transfer)

Kasir menginformasikan total yang harus dibayar kepada pelanggan. Pelanggan kemudian memilih metode pembayaran yang diinginkan. Kemudian pembayaran diproses.

6. Struk Dicetak / Dikirim Digital 

Setelah pembayaran berhasil dikonfirmasi, transaksi dinyatakan selesai. Sistem POS kemudian memproses pencetakan struk atau mengirimkan struk digital melalui email/SMS kepada pelanggan. 

Struk ini berfungsi sebagai bukti pembelian dan seringkali berisi informasi penting lainnya seperti kebijakan pengembalian barang atau promosi mendatang. 

Semua langkah yang kami uraikan diatas terjadi di konter kasir. Namun, setelah transaksi selesai, sistem POS secara otomatis memperbarui berbagai database: 

Stok produk berkurang sesuai dengan jumlah yang terjual, data penjualan harian diperbarui, dan informasi keuangan dicatat untuk keperluan akuntansi. Otomatisasi ini menghemat waktu dan mengurangi potensi kesalahan manual, memastikan data yang selalu akurat.

Baca Juga : 5 keuntungan menggunakan aplikasi POS

Bagaimana Sistem Point Of Sale Bekerja Di Back Office

Sistem POS tentu saja merupakan bagian penting dari proses checkout, tetapi jangan lupa bahwa itu juga memainkan peran yang sama pentingnya di back office.

Semua langkah yang kami uraikan diatas terjadi di konter kasir, ada beberapa fungsi penting yang terjadi di balik layar, seperti :

1. Memperbarui tingkat persediaan

Saat item ditambahkan ke penjualan, sistem POS sibuk melacak dan mencatat jumlah tersebut di latar belakang, serta memperbarui katalog sesuai dengan itu.

Jadi, jika pelanggan membeli tiga pasang kaus kaki, maka POS akan memperbarui jumlah barang tersebut sehingga selalu memiliki catatan akurat tentang apa yang dimiliki.

Bergantung pada cara kerja sistem POS, ini juga dapat memintamu untuk memesan ulang item tertentu jika jumlahnya berada di bawah ambang batas yang telah ditentukan.

2. Mencatat data pendapatan

Perangkat lunak point of sale juga dapat merekam semua data transaksi yang melewati sistem. 

Ini termasuk penjualan, pembayaran, pengembalian, dan lainnya. Perangkat lunak menghitung dan mengatur semua data itu, dan dalam beberapa kasus dapat menampilkannya di dasbor untuk referensi yang mudah.

Jika solusi titik penjualanmu terhubung ke perangkat lunak akuntansi, maka POS juga dapat menyinkronkan data keuangan untuk membantumu dalam pembukuan,

3. Memperbarui data pelanggan

Jika Anda mengumpulkan dan melacak data pembelanja, sistem POS dapat menjaga semuanya tetap terkendali. 

Ini termasuk merekam info kontak pelanggan, riwayat pembelian, akumulasi poin loyalitas, dan banyak lagi.

Semua hal di atas memungkinkan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas, serta memberdayakan untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien. 

Sebagian besar sistem POS memiliki kemampuan pelaporan yang memungkinkan untuk melacak metrik utama dan menangani kinerja bisnis setiap saat.

Seperti yang Anda lihat, peran POS lebih dari sekadar menelepon penjualan. 

Sistem yang tepat akan membuat operasi berjalan lancar dan membantu dan tim untuk  membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.

4. Pelajari dan dapatkan hasil maksimal dari sistem POS

Sekarang setelah memiliki pemahaman yang lebih baik tentang cara kerja sistem POS, inilah saatnya untuk memanfaatkan pengetahuan itu dengan baik.

Langkah selanjutnya yang harus diambil akan tergantung pada sistem yang kamu miliki saat ini.

5. Pastikan memiliki POS yang solid dalam bisnis

Sebagai permulaan, pastikan Anda menggunakan sistem point of sale yang memenuhi kebutuhanmu.

Pertimbangkan proses yang ada, termasuk pengalaman checkout, manajemen inventaris, pelaporan, dan temukan solusi POS yang mendukung alur kerja bisnismu.

Katakanlah Anda membutuhkan solusi yang menerima pembayaran seluler. Dalam hal ini, kamu harus mengarahkan pandangan pada POS yang kompatibel dengan terminal kartu kredit yang tepat.

Anda juga harus memikirkan back office dan operasional. 

Apakah Anda sudah memiliki semua info yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dalam hal inventaris dan penjualan? 

Apakah Anda dapat mengintegrasikan berbagai bagian yang bergerak dari bisnis?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan menjelaskan kemampuan yang kamu butuhkan dalam sistem point of sale, sehingga dapat menemukan solusi terbaik untumu.

6. Latih tim 

Sudah memiliki sistem POS yang kamu sukai? 

Pastikan kamu dan tim sepenuhnya memahami kemampuannya sehingga dapat menggunakan sistem dengan baik. 

Baca Juga : Apa itu transaksi melalui POS

Tips Menggunakan Sistem Point Of Sale Dengan Baik

1. Dapatkan pelatihan dan dukungan dari vendor POS 

Lihat apakah penyedia sistem point of sale menawarkan sesi pelatihan untuk membantumu dan tim mempelajari sistemnya. 

Sesi-sesi ini sangat berguna ketika memulai dengan sistem POS, karena mereka akan membantu mengenal fitur-fiturnya dan bagaimana penerapannya pada bisnis secara spesifik.

2. Manfaatkan Sumber Daya Penyedia

Sebagian besar perusahaan POS menyediakan artikel dukungan, panduan langkah demi langkah, dan sumber daya lainnya untuk membantu mempelajari fitur dan kemampuan solusi. 

3. Perbarui Dengan Fitur dan Perkembangan Baru

Penyedia solusi POS secara teratur mengeluarkan fitur dan rilis baru untuk meningkatkan kinerja sistem. 

Perhatikan pembaruan ini. Dengan begitu, ketika fitur yang berguna keluar, kamu dapat memanfaatkannya secepatnya.

Kesimpulan

Kamu baru mengenal cara kerja sistem POS atau sudah memilikinya? tetapi ingin mencari solusi yang lebih baik? Kasir Pintar dapat membantumu.

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi.

Kamu juga bisa coba gratis selama 30 Hari dan mendapatkan fitur lengkap dari Kasir Pintar Pro.